İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi (İKÇÜ) bünyesinde faaliyet gösteren Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (UBYS), öğrencilerin akademik yaşamlarını dijital ortamda tek bir çatı altında yönetebilmelerini sağlıyor. UBYS üzerinden ders seçimi, not sorgulama, transkript alma, harç ödeme, danışman randevusu alma gibi temel işlemler mobil ve web arayüz üzerinden 7/24 gerçekleştirilebiliyor. Sistem aynı zamanda öğrencilere kişisel gelişimleri için kampus içi ve dışı etkinlikleri, seminerleri, kariyer günlerini anlık bildirimlerle sunarak üniversite yaşamını daha verimli hale getiriyor. UBYS’ye giriş için üniversitenin resmi web sayfasındaki “Öğrenci Girişi” butonu kullanılıyor; buradan e-Devlet, üniversite e-posta adresi veya öğrenci numarası-şifre kombinasyonuyla erişim sağlanıyor. Parola unutma durumunda “Şifremi Unuttum” sekmesiyle hızlıca yenileme yapılabiliyor. Sistemin en dikkat çeken özelliklerinden biri, öğrencinin tüm ders geçmişini, not ortalamasını ve kalan mezuniyet şartlarını görsel grafiklerle sunan “Akademik Durum” modülü. Bu modül sayesinde hangi derslerden kaç kredi alınması gerektiği, GANO/ANO hesaplamaları ve mezuniyet açığı otomatik olarak hesaplanıyor. UBYS ayrıca dijital danışmanlık hizmetiyle öğrenciye uygun dönemlik ders programı önerisi sunuyor; böylece çakışan dersler, kontenjan sorunları ve yüksek kredili dönemler önceden uyarılıyor. Sistem üzerinden açılan anketlerle öğrenciler ders ve öğretim üyesi değerlendirmesi yapabiliyor; bu geri bildirimler doğrudan üniversite yönetimine ulaşıyor. UBYS’nin “Belge Yönetimi” sekmesinden öğrenci, öğrenci belgesi, transkript, mezuniyet belgesi ve asgari ücret muafiyet belgesi gibi resmi evrakları dijital imzalı olarak indirebiliyor; bu belgeler YÖK ve diğer üniversiteler tarafından da geçerli sayılıyor. Sistemin mobil uygulaması hem App Store hem de Google Play’de ücretsiz olarak sunuluyor; uygulama sayesinde push bildirimleriyle sınav giriş belgeleri, ders programı değişiklikleri ve sınav sonuçları anında cep telefonuna düşüyor. UBYS, üniversite-sanayi iş birliğini artırmak adına “Staj Portalı”nı da bünyesinde barındırıyor; öğrenciler buradan kendilerine uygun staj ilanlarını filtreleyebiliyor, başvurularını dijital ortamda yapabiliyor ve staj sürecini günlük raporlarla takip edebiliyor. Sistem, açık kaynak kodlu altyapısı sayesinde sürekli güncelleniyor; bu da veri güvenliği ve kişisel verilerin korunması açısından Türkiye’deki üniversiteler arasında örnek gösterilmesini sağlıyor.